كم مرة تكرر هذا الموقف معك؟ مبيعاتك ممتازة، والكاشير لا يتوقف عن الرنين، ولكن في نهاية الشهر.. الأرباح أقل مما يجب؟
هذا الشعور هو الكابوس الصامت لكل تاجر تجزئة أو صاحب مطعم. إنه ما نسميه في لغة السوق “الهدر الخفي” (Shrinkage). وفي كثير من الأحيان، لا يكون السبب لصوصاً يقتحمون المحل ليلاً، بل “ثقوب صغيرة” في عملياتك اليومية تستنزف أرباحك ببطء دون أن تشعر.
قد تكون هذه الثقوب عبارة عن سرقات داخلية ذكية، أو أخطاء موظفين غير مقصودة، أو بضاعة تالفة لم تُسجل. الخبر الجيد؟ نظام “بوينت” (Point) لا يقوم فقط بتسجيل الفواتير؛ إنه يعمل كمحقق خاص يسجل كل حركة وسكنة.
تقارير بوينت تكشف لك الهدر الداخلي فوراً
في هذا المقال، سنفتح “الصندوق الأسود” لتقارير نظامك، ونخبرك عن 5 علامات تحذيرية إذا رأيتها، فاعلم أن هناك “لصاً خفياً” يجب إيقافه حالاً من خلال انضمامك الي منصة بوينت.
1. لغز “فواتير الإلغاء” (Voids) المتكررة
واحدة من أقدم الحيل في كتاب السرقات الداخلية هي: الموظف يسجل الطلب، يأخذ الكاش من العميل، ثم يقوم بإلغاء الطلب (Void) قبل إغلاق الفاتورة، ويضع المال في جيبه.
- كيف تكتشفها في تقارير بوينت؟ لا تنظر فقط إلى “إجمالي المبيعات”. اذهب إلى تقرير أداء الموظفين أو سجل العمليات (Audit Log).
- علامة الخطر: هل هناك موظف محدد لديه نسبة “إلغاء فواتير” أعلى بكثير من زملائه؟
- التحرك المطلوب: راجع توقيتات الإلغاء. هل تحدث غالباً في أوقات الذروة حين لا تكون أنت موجوداً؟ هذا نمط يستدعي التدقيق الفوري.
2. التعديلات اليدوية للمخزون (Manual Adjustments)
في الوضع المثالي، المخزون ينقص فقط عند البيع. لكن الواقع يتطلب أحياناً تعديل الكميات يدوياً (بسبب كسر، انتهاء صلاحية، ضياع). المشكلة تبدأ عندما يصبح هذا “الاستثناء” عادة.
- كيف تكتشفها؟ افتح تقرير حركة المخزون. ابحث عن العمليات المصنفة تحت “تعديل يدوي” (Manual Adjustment) أو “هالك” (Waste).
- علامة الخطر: إذا وجدت أن كميات كبيرة من صنف غالي الثمن (مثل “بن القهوة المختصة” أو “الإلكترونيات”) يتم تعديلها يدوياً لتصبح “صفر” بشكل دوري دون وجود بضاعة تالفة فعلية في المستودع، فهذا يعني أن البضاعة خرجت من الباب الخلفي.
- الحل: قم بتقييد صلاحية “تعديل المخزون” في نظام بوينت لتكون للمدير فقط، واجعل أي عملية إتلاف تتطلب “موافقة” مسجلة.
3. الخصومات “الكرم الحاتمي” غير المبرر
هل لديك موظف يحب “إرضاء العملاء” بزيادة؟ قد يكون يمنح خصومات لأصدقائه وعائلته على حسابك.
- كيف تكتشفها؟ من لوحة التحكم، استخرج تقرير الخصومات (Discounts Report).
- علامة الخطر: قارن نسبة الخصومات بين الموظفين. إذا كان الموظف (أ) يمنح خصومات بنسبة 1% من مبيعاته، والموظف (ب) يمنح 15%، فهناك خلل.
- التحرك المطلوب: راجع سياسة الخصومات. هل يستخدمون كود “خصم موظف” بشكل مفرط؟ النظام يتيح لك تحديد سقف للخصومات أو ربطها بكوبونات ترويجية فقط.
4. المخزون “الشبح” (Phantom Inventory)
هذا النوع من الهدر لا يسرق مالك، بل يسرق فرص البيع. يحدث عندما يقول النظام أن لديك 5 قطع من المنتج، بينما الرف فارغ تماماً. النتيجة؟ الموظف يظن أن المنتج موجود فلا يطلبه، والعميل يأتي فلا يجده ويذهب للمنافس.
- كيف تكتشفها؟ هذا يتطلب مقارنة تقرير الجرد (Stock Count) مع الواقع.
- علامة الخطر: تكرار وجود “عجز” في نفس الأصناف السريعة الدوران.
- السبب: غالباً ما يكون خطأ في الاستلام (المورد سلمك 10 كراتين وسجلتها 12).
- الحل: استخدم ميزة الباركود في بوينت عند استلام البضاعة (GRN) ولا تعتمد على العد اليدوي السريع. الدقة في البداية تمنع الفوضى في النهاية.
5. هامش الربح الذي “ينكمش” فجأة
أحياناً لا تُسرق البضاعة، بل تُسرق قيمتها. مثال: بيع منتج بسعر خاطئ أقل من التكلفة، أو بيع “طقم” وتسجيله كـ “قطعة مفردة”.
- كيف تكتشفها؟ راقب تقرير هامش الربح (Gross Margin Report) للأصناف.
- علامة الخطر: إذا كان الهامش المعتاد للقهوة 70%، وفجأة انخفض في فرع معين إلى 55% دون وجود عروض ترويجية، فهذا يعني أن تكلفة المواد (COGS) المسجلة أعلى من المباع فعلياً (استهلاك زائد للمواد الخام أو سرقة).
- التحرك المطلوب: بالنسبة للمقاهي والمطاعم، تأكد من ربط “المكونات” (Recipe) بالمنتج النهائي في نظام بوينت بدقة، لتعرف هل الكوب الذي بيع سحب كمية البن الصحيحة أم لا.
كلمة أخيرة: الثقة جيدة، لكن الرقابة “أفضل”
الهدف من هذه التقارير ليس تحويلك إلى شخص شكاك يراقب الموظفين بالكاميرات طوال اليوم. الهدف هو بناء نظام يحمي الجميع.
عندما يعرف الفريق أن “نظام بوينت” يسجل كل شاردة وواردة، وأنك كمدير تطلع على هذه التقارير أسبوعياً، سيتوقف الهدر تلقائياً، وسيتحسن الأداء، وستتحول تلك “الثقوب الصغيرة” إلى أرباح تصب في جيبك.
هل قمت بمراجعة صلاحيات موظفيك مؤخراً؟ ادخل الآن إلى إعدادات المستخدمين في نظامك، وتأكد من أن “مفاتيح المملكة” (صلاحيات الحذف، التعديل، والخصم) ليست مشاعة للجميع.
