في عصر التكنولوجيا المتسارع، لم يعد مواكبة التطور التكنولوجي خياراً إضافياً أو رفاهية، بل أصبح ضرورة حتمية لضمان نجاح أعمالك وتحقيق النتائج الاقتصادية المرجوة. وفي هذا السياق، تأتي الفاتورة الإلكترونية كأداة حديثة وفعالة تدعم هذا التوجه.
الفاتورة الإلكترونية ليست مجرد وسيلة لتسهيل المعاملات، بل هي جزء من جهود المملكة العربية السعودية لتعزيز الرقابة المالية وتبسيط الإجراءات الضريبية والجمركية. هذا التطور يمثل قفزة نوعية لأصحاب المحلات والتجار في السعودية.
1. ما هي الفاتورة الإلكترونية:
في هذا المقال من بوينت، سنوضح لك كل ما تحتاج لمعرفته حول الفاتورة الإلكترونية: ما هي الفاتورة الإلكترونية وما هي منظومة الفوترة الإلكترونية؟ما هي أهمية تطبيقها؟ ما مراحل تطبيقها؟ وكيف يمكن أن تعود بالفائدة على تجارتك؟ وأيضاً، ما العواقب المحتملة لعدم اعتمادها في معاملاتك التجارية؟ بالإضافة إلى العديد من التفاصيل الأخرى التي تهمك و تدعم نجاحك في السوق
لقد أطلقت الهيئة العامة للضريبة و الزكاة والدخل (ZATCA) نظام الفواتير الإلكترونية وذلك في إطار التحول والرؤية الرقمية للمملكة. يهدف نظام الفوترة الإلكترونية الى تحسين المعاملات التجارية وتسهيلها. وكذلذ إلى مراقبة دقة البيانات الضريبة وتوفير بيئة أكثر شفافية ووضوح في نظام الضريبة.
تم إطلاق نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية على مرحلتين بهدف توثيق المعاملات التجارية بشكل آمن وفعال.
بدأت المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، حيث تم إلزام المكلفين بإصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. أما المرحلة الثانية، التي تعرف بمرحلة الربط والتكامل، فقد بدأت بشكل مرحلي اعتبارًا من 1 يناير 2023.
2. المنظومة الفوترة الإلكترونية:
تتطلب هذه المرحلة ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع منصة “فاتورة” التابعة للهيئة، ويجب أن تصدر الفواتير بالصيغة المعتمدة. ويتم إشعار المكلفين ببدء تطبيق هذه المرحلة قبل 6 أشهر على الأقل.
الفوترة الإلكترونية السعودية هي نظام رقمي تم إصداره من الهيئة العامة للضريبة والزكاة بهدف تنظيم المعاملات التجارية من إصدار وحفظ الفواتير و إشعارات الدائنين والمديونين. نظام الفوترة هذا يعمل على ربط الشركات والمؤسسات بالهيئات الضريبية عبر أنظمة تقنية لضمان الشفافية والدقة في المعاملات التجارية.
كما انّ الفوترة الإلكترونية تساهم بشكل كبير في الحد من التهرب الضريبي وذلك بتعزيز المراقبة المالية وتسهيل عملية المحاسبات.
3. مراحل الفوترة الإلكترونية:
إن ّ الفوترة الإلكترونية السعودية تأتي على مرحلتين تكمّل كل منها الأخرى وقد تمّ نشرها على موقع الهيئة الرسمي. تصب هاتين المرحلتين في نفس الهدف وهو تحقيق تحول شامل في طريقة إصدار الفواتير وحفظها:
المرحلة الأولى: مرحلة الإصدار والحفظ
- بدأ تنفيذها في 4 ديسمبر 2012
- تتطلب من جميع المؤسسات الإصدار والحفظ للفواتير و الإشعارات المرتبطة بها بشكل إلكتروني بدل الورق.
- إلزامية أن تكون الفواتير متوافقة مع المتطلبات التقنية والقانونية التي تم تحديدها من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
المرحلة الثانية: مرحلة الربط والتكامل:
- وقع تنفيذها على مراحل بدءا من 1 جانفي 2023
- تقوم بالأساس على ربط الأنظمة الإلكترونية المستعملة لإصدار الفواتير بمنصة الهيئةالربط مع منصة “فاتورة”: يجب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلفين مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- إصدار الفواتير بصيغة محددة: الفواتير الإلكترونية يجب أن تصدر بصيغة معتمدة من الهيئة.
- تطبيق تدريجي: يتم تنفيذ المرحلة بشكل مرحلي بناءً على فئات المكلفين.
- إشعار مسبق: يتم إشعار المكلفين ببدء تطبيق المرحلة قبل 6 أشهر على الأقل.
- التكامل مع نظام الهيئة: يتيح الربط والتكامل إرسال الفواتير إلى الهيئة مباشرة لضمان توثيق المعاملات.
4. الفرق بين الفاتورة الإلكترونية و الفاتورة التقليدية:
بالتأكيد هناك فرق شاسع بين نظام الفوترة الإلكتروني و التقليدي وهذه الإختلافات تعكس التحول الرقمي في إدارة الأعمال والمحاسبات.
الفاتورة الإلكترونية تصدر وتخزن بشكل إلكتروني عن طريق نظام سحابي مثل بوينت والذي يتميز بوجود عناصر أمنية لضمان عملية شراء ناجحة. وبهذا تضمن بيانات دقيقة وصحيحة مع إمكانية الإرسال الفوري للتقارير.
5. أهميّة العمل وتطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية:
الفاتورة التقليدية تصدر بطريقة يدوية و يقع تخزينها بشكل ورقي أو في ملفات. تحتاج إلى وقت وجهد لتنظيمها وإرسالها واسترجاعها عند الحاجة وكذلك عند تجهيز تقارير الضريبة يدوياّ. كما أنها تعتمد الورق الذي يعتبر مضرّا بالبيئة المحيط.
بغض النظر عن أن تطبيق الفاتورة الإلكترونية إلزامي قانونيا ولكنّه أيضا مهمّ لحسن سير نشاطك التجاري ويعدّ حجر الأساس في دعم التحول الرقمي وتحسين المعاملات التجارية.
ومن بين فوائد العمل بالفاتورة الإلكترونية نجد:
- تحسين الشفافية المالية وذلك عن طريق توثيق المعاملات التجارية بآمان ودقّة.
- تحدّ من التلاعب والتهرب الضريبي
- تقلل الاعتماد على الفواتير الورقية وبهذا تسرّع كفاءة العمل و عمليات المحاسبة
- يسهل ويبسّط عملية إصدار الفواتير وتبادلها بين الشركات والعملاء والهيئات الحكومية المعنية.
6. المعنييّن بتطبيق الفاتورة الإلكترونية:
قم بزيارة مدونتنا من هنا لتتعرف أكثر وبالتفصيل على أهميّة وفوائد الفوترة الإلكترونية.
إنّ الفاتورة الإلكترونية إلزامية على جميع اصحاب المؤسسات أ, الأفراد الخاضعين لضريبة القيمة المضافة. وتشمل في ذلك الحالات التالية:
- الشركات والمؤسسات المسجلة في نظام ضريبة القيمة المضافة
- الأفراد الذين يقدمون خدمات أو يبيعون منتجات تخضع لضريبة القيمة المضافة
- المعاملات التجارية التي تتم بين المؤسسات والعملاء النهائيين
- المعاملات التجارية بين المنشآت وتتوجه فواتيرها بين الشركات مع ضرورة توثيق الفاتورة وإرسالها للهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك.
7. الشكل الموحد للفاتورة الإلكترونية:
يتضمن الشكل العام للفاتورة الإلكترونية بعض المعلومات التي يجب إلزاميا توفرها في كل فاتورة إلكترونية وهذا الشكل حددته هيئة الضريبة والزكاة والدخل. وهذه العناصر هي:
- اسم المنشأة أو المؤسسة وعنوانها
- الرقم الضريبي للمؤسسة: رقم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة
- رقم السجل التجاري للمؤسسة
- رقم الفاتورة
- تاريخ إصدار الفاتورة
- وصف دقيق للسلع أو الخدمة المقدمة بالكمية والسعر
- المبلغ قبل الضريبة وقيمة الضريبة المضافة وإجمالي المبلغ بعد الضريبة
- رمز QR ويحتوي على تفاصيل الفاتورة ويمكن مسحه إلكترونيا للتأكد من صحته
- من الضروري أن تحتوي الفاتورة على توقيع رقمي لضمان صحتها واصلتها
- يجب أن تحتوي الفاتورة على رقم تسلسلي فريد خاص بكل فاتورة لضمان تتبعها بسهولة
8. طريق إنشاء فاتورة إلكترونية على بوينت:
لأنّ الفاتورة الإلكترونية موضوع مهم وإلزامي يجب أنّ يكون تجهيزه سهلا جدا وسلس كي لا تتوتر و يضيع تركيزك بين زحام الأفكار.
بوينت يوفر لك عند إستعماله طريقة سهلة وواضحة بخطوات بسيطة لتتبعها وتنشئ بذلك فاتورتك في وقت وجيز.
- إختر بوينت كبرنامج السحابي لإنشاء فاتورتك الإلكترونية
- قم بتوفير المعلومات اللازمة لبوينت مثل إسم شركتك ، اسم العميل و ربما الشركة المستلمة للفاتورة، تفاصيل الاتصال وكل المعلومات ذات صلة بك.
- أضف الالتزامات والكميات التي ستوفرها مؤسستك
- حدد طريقة الدفع
- إضافة شعار شركتك وذلك بهدف تعزيز الهوية البصرية لمؤسستك
- قبل إصدار فاتورتك قم بمراجعتها للتأكد من صحة المعلومات التي تحتويها
هذه الخطوات السهلة لكنّها دقيقة و ستساعدك في إنشاء فاتورتك الإلكترونية عن طريق بوينت وبهذا ستغير سير عملك نحو منهج أفضل.
9. مشاكل الفاتورة الإلكترونية:
إن أكبر معضلة يمكن أن تواجه مستخدمي الفوترة الإلكترونية هي التأكد من صحة الفاتورة. ولهذا يجب أن تعرف بعض العوامل التي تُشير إلى ذلك والتي تؤكد أنه تم إصدارها من الجهات المختصة بالفعل. من بين هذه المشاكل التي يمكن أ، تتعرض لها هي:
- الأخطاء في إدخال البيانات: إدخال البيانات إلى الفاتورة يعتمد بالأساس على العنصر البشري والذي يمكن أن يخطئ في ذلك، لذا يجب التعامل بحذر من البداية، من خلال الدقة والتركيز في إدخال البيانات، أو اللجوء إلى البرامج الإلكترونية تقليل الأخطاء البشرية قدر الإمكان. إنّ هذه الأخطاء المتعلقة بإدخال البيانات تحدث بسبب العوامل البشرية الطبيعية أو عدم فهم البيانات التي يتم إدخالها من قبل الموظف لنقص خبرته، ولا ننسى أيضا أن هناك بعض البرامج المعقدة التي تجعل من عملية إدخال البيانات كابوسا متعبا، و ضيق الوقت المسموح به أيضا له دور في هذه الأخطاء.
- الأمان وحماية البيانات: مشكلة الانترنت هو الأمن السيبراني، فالإختراق الأمني أمر وارد الحدوث عندما تكون معاملاتك على الإنترنت ولهذا ربما تتعرض الفواتير الإلكترونية إلى الاختراق في بعض الأحيان للوصول إلى البيانات المهمة المتعلقة بالعملاء أو الموردين.
- صعوبة في فهم الأنظمة: نظرا لوجود أنظمة معقدة، قد لا يكون الموظفين معتادين على إستعمالها أو فهمها وهذا يؤدي إلى وقوع بعض الأخطاء،لهذا كصاحب محل أو مؤسسة قم بإختيار البرنامج الذي يسهل المعاملات ويرضي العاملين حتى تحصل على النتيجة الأفضل .
لكن نحن في بوينت اجتهدنا حتى نوفر لكم إصدارا سهلا وسلسا للفواتير الإلكترونية دون الوقوع في أي مشكلات يمكن تلحق ضررا بعملكم لهذا يمكنكم زيارة صفحة بوينت من هنا والتعرف على خصائص برنامجنا أكثر.
10. معلومات ذات صلة بالفاتورة الإلكترونية قد تحتاج إليها:
هل الباركود إلزامي في الفاتورة الالكترونية ؟
الباركود (QR Code) إلزامي في الفاتورة الإلكترونية في السعودية، يجب أن تحتوي جميع الفواتير الضريبية (B2B وB2C) على QR Code، ويعاقب من يخالف ذلك بالغرامة.
ما هي اللغات المتاحة للتعامل وإصدار المستندات ؟
اللغات المتاحة للتعامل وإصدار المستندات في منظومة فاتورة الكترونية هي:
- اللغة العربية: اللغة الرسمية في المملكة العربية السعودية وهي اللغة الأولى التي يتم بها إصدار الفواتير الإلكترونية. يجب أن تحتوي الفواتير على جميع البيانات الأوليّة باللغة العربية لضمان الامتثال للقوانين السعودية.
- اللغة الإنجليزية: يمكن أيضًا إصدار الفواتير الإلكترونية باللغة الإنجليزية، خصوصًا في الحالات التي تتعلق بالمعاملات التجارية مع عملاء دوليين أو شركات غير ناطقة بالعربية.
شروط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك :
- لا يجوز إصدار فواتير ورقية
- يتم ربط الفواتير الإلكترونية بنظام “الربط الإلكتروني” مع منصة الهيئة من خلال استخدام حلول الفوترة الإلكترونية المعتمدة.
- إرسال البيانات الخاصة بالفاتورة إلى منصة الهيئة بشكل إلكتروني في الوقت الفعلي، لتتبع المعاملات.
- يجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على توقيع رقمي لضمان صحتها وعدم التلاعب بها.
- يجب على المؤسسات الاحتفاظ بنسخ من الفواتير الإلكترونية لمدة 5 سنوات على الأقل من تاريخ إصدار الفاتورة